Ajankohtaista

Miksi toimistolaitteiden hankinta kannattaa keskittää?

Tietokoneen hurina työpöydällä, puhelimen värinä rintataskussa, monitoimilaitteen naksutus konttorin sivuhuoneessa, interaktiivisen näytön kajastus neukkarissa – yritykset pursuavat erilaisia toimistolaitteita. Tämänkertaisessa blogiartikkelissamme kerromme, miten laitehankintojen keskittämisellä voidaan helpottaa ja sujuvoittaa työpaikan arkea.

Toimistolaitteiden hankinnan keskittämisessä on järkeä

Niin kuin ehkä arvata saattaa, toimistolaitehankintojen keskittäminen tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että kaikki yrityksen toimistolaitteet hankitaan samalta toimittajalta. Yhden luukun taktiikassa on yrityksen näkökulmasta se etu, että kaikkien laitteiden osalta voidaan olla yhteydessä yhteen ja samaan numeroon – siis ei tarvitse ruveta arpomaan, että keneen otetaan yhteyttä, kun Toni-Petterin työpuhelin pimeni kesken lupaavan myyntipuhelun tai kun Jari-Mikaelin tietokone levisi kesken kriittisen taulukkolaskentasession.

Jos yritys ei keskitä hankintojaan, vaan hankkii toimistolaitteensa sieltä täältä ajatuksella ”sieltä ostetaan, mistä halvimmalla saadaan”, on turhankin usein lopputulemana sankka sekasotku, josta on hankala saada selville esimerkiksi yksittäisen laitteen takuutietoja tai huoltovastuuta – lisäksi yritykseltä saattaa tällöin kadota kokonaiskuva siitä, että mitä kaikkia laitteita ja ohjelmistoja on jo hankittuna, kuka niitä käyttää ja miten paljon.

Keskittämällä toimistolaitteiden hankinta yhdelle laitetoimittajalle säästetään ennen kaikkea vaivaa ja helpotetaan työpaikan arkea. Kun yksi toimittaja hoitaa yrityksen kaikki laitteet, pystytään myös ottamaan paremmin huomioon eri laitteiden yhteensopivuudet ja soveltuvuudet kyseiseen työympäristöön ja sen järjestelmiin. Esimerkiksi me K-S Konttoripisteellä tarvittaessa synkkaamme kaikki laitteet keskenään jo ennen kuin toimitamme ne asiakkaallemme käyttöön. Ja kun toimija on tuttu, pystytään myös palvelun laatuun kiinnittämään paljon paremmin huomiota ja esimerkiksi huoltotoimenpiteet voidaan tehdä paikan päällä ”kuntoon seuraavaksi työpäiväksi” -ajatuksella. Toimittajalla on lisäksi kokoajan ajantasainen tieto siitä, mitä laitteita yrityksellä on käytössä ja missä vaiheessa laitteet ovat elinkaartaan.

Toimistolaitehankintojen keskittäminen tarkoittaa siis parempaa palvelua, sujuvampaa työntekoa ja sitä kautta kustannustehokkuutta.

Toimistolaitteiden omistaminen on mennyttä maailmaa

Miksi ihmeessä yrityksen tulisi omistaa toimistolaitteensa? Kuka siitä hyötyy, että työntekijöiden käytössä olevat tietokoneet, puhelimet, tulostimet, monitoimilaitteet, info- ja interaktiiviset näytöt sekä postin- ja paperinkäsittelylaitteet ovat yrityksen omia? Loppujen lopuksi näihin kaikkiin laitteisiin vain uppoaa pääomaa ja yritys (ja viime kädessä työntekijät) on sidottu hankittuihin laitteisiin pitkäksi aikaa.

Kun toimistolaitteiden hankinta keskitetään yhteen paikkaan, onkin yleensä järkevintä vuokrata tai liisata laitteet. Esimerkiksi meidän asiakkaistamme n. 90 % vuokraa monitoimilaitteensa meiltä eikä siis osta laitetta omaksi. Vuokratessa ei tarvitse laittaa laitteisiin ja niihin sisältyviin ohjelmistoihin pääomaa kiinni ja toisaalta sopimuskausien puitteissa on helpompi reagoida muuttuviin tarpeisiin ja pyörittää työpaikalla jatkuvasti ajantasaista laitekantaa.

Ensimmäinen askel toimistolaitehankintojen keskittämiseen

Mikä sitten on ensimmäinen askel matkalla kohti laitehankintojen keskittämistä? No, yksinkertaisimmillaan asia hoituu niin, että otat meihin yhteyttä ja annat meidän hoitaa loput.

Käytännössä kaikki lähtee työympäristönne tarpeiden ja laitteiden elinkaarien kartoituksesta, jonka jälkeen ruvetaan miettimään millainen laite- ja ohjelmistopaketti yrityksellenne kannattaisi räätälöidä. Kun näistä asioista on päästy yhteisymmärrykseen, hankimme, toimitamme ja tarvittaessa asennamme sovitut laitteet ja ohjelmistot ja te pääsette hommiin. Laitekanta voidaan uusia ja siirtää keskitetyn palvelun piiriin kertarysäyksellä tai laitehankinta kerrallaan – ihan kuinka yrityksellenne vain on paras tapa.