Ajankohtaista

Millainen monitoimilaite sopisi toimistollenne?

Parhaimmillaan monitoimilaite tehostaa työntekoa ja saa toimiston hommat rullaamaan sutjakkaammin. Tämä ei kuitenkaan onnistu, jos hankittu monitoimilaite ei vastaa toimiston tarpeita.

Paras monitoimilaite on sopiva monitoimilaite

Monitoimilaitteita (Multifunction Printer, MFP) on olemassa hyvin monenlaisia – jo pelkästään meidänkin valikoimastamme löytyy useita kymmeniä erilaisia. Todennäköisesti jokin yksittäinen yksilö tästä laajasta joukosta sopii kaikista parhaiten teidän toimistollenne. Mikä se sopivin sitten on – se on juuri se kysymys johon me tällä K-S Konttoripisteellä niin mielellämme etsimme vastauksen.

Vastaus tähän polttavaan kysymykseen löytyy yleensä ihan sieltä toimistolta, jossa se vain odottaa löytäjäänsä. Käytännössä tämä kryptinen ilmaus tarkoittaa sitä, että monitoimilaitteen sopivuus perustuu aina hyvin tehtyyn tarvekartoitukseen. Kun on tiedossa, että millaisia toimintoja ja ominaisuuksia monitoimilaitteelta vaaditaan, voidaan laitevalikoimasta ruveta karsimaan epäsopivia pois.

Hyviä apukysymyksiä tarvekartoitukseen voisivat olla esimerkiksi seuraavat:

  • Kuinka paljon toimistollanne tulostetaan, kopioidaan ja skannataan mustavalko- tai väripapereita keskimäärin kuukaudessa? Onko tulostustarve tasainen pitkin päivää, vai tehdäänkö yksittäisiä massatulostuksia? Kuinka monta käyttäjää laitteella on? Tarvitaanko käyttäjäkohtaista seurantaa?
  • Miten tarkkaa tulostusjälkeä tarvitsette, pysyvätkö tulosteet vain yrityksenne sisäisessä käytössä vai menevätkö ne asiakkaidenne nähtäville? Millaisia viimeistelyominaisuuksia tarvitsette (nidonta, rei’itys, vihkotaitto)?
  • Miten toivotte, että monitoimilaitteella hallitaan tiedostoja? Tarvitaanko tietoturvallisuuden takia turvatulostusta? Miten helposti monitoimilaite on yhdistettävissä olemassa oleviin järjestelmiinne (Wi-Fi, pilvipalvelut, Mac-/PC-laitteet jne.)? Tarvitaanko monitoimilaitteelta suora pääsy internetiin?

Toisaalta kartoitusta tehdessä ei kannata liikaa jumittua siihen, että mitä monitoimilaitteella on mahdollista tehdä. Sen sijaan kannattaa pyrkiä ajattelemaan laatikon ulkopuolella ja pohtia, mitä toivoisitte, että monitoimilaite tekee – tai laajemmin, että missä työnkulkuun liittyvässä asiassa teillä olisi parantamisen varaa. On meidän asiantuntijoiden tehtävä sitten selvittää, että missä määrin ja millä laitteella nämä toiveet on mahdollista toteuttaa.

Ammattilainen avuksi

On vielä syytä muistaa, että nykyaikaisia monitoimilaitteita voidaan erikseen ladattavilla ohjelmistoilla ikään kuin kustomoida, ja sitä kautta laitteen toiminnat voidaan vielä räätälöidä juuri teidän toimistonne tarpeita vastaaviksi. Esimerkiksi vakuutusyhtiössä voidaan ohjelmistojen avulla luoda skannaukselle sellaiset säännöt, että skannausvaiheessa on aina pakko määrittää dokumentille tietyt tiedot (käsittelijän nimi, vakuutustyyppi jne.), jolloin skannattu tiedosto tallentuu ja arkistoituu monitoimilaitteelta suoraan oikeaan kansioon.

Erityisesti sovellusten kohdalla tietoa kaikista mahdollisuuksista ei ole välttämättä kovinkaan helppo löytää. Jos ei ole tullut aiemmin ajatelleeksikaan, että monitoimilaitteella voisi jotenkin helpottaa vaikkapa nyt tiedostojen arkistoimista, niin ei sitä osaa myöskään tarvekartoituksessa ottaa esiin. Tämän vuoksi me K-S Konttoripisteellä mielellämme vierailemmekin uusien asiakkaidemme luona ja teemme kartoituksen heidän puolestaan. Kartoituskäynnillä selvitämme yrityksen aidot tarpeet ja teemme perusteellisen analyysin, jonka avulla pystymme tarjoamaan parhaiten sopivaa monitoimilaitetta.

Kiinnostuitko kartoituskäynnistä? Tilaa ilmainen kartoituskäynti heti soittamalla numeroon 010 2390 660. Kartoituskäynti on maksuton eikä velvoita yritystänne mihinkään.

Meiltä löytyy tukea monitoimilaitteen valintaan

Olemme käsitelleet monitoimilaitteen valintaa useampaan otteeseen ja useammassa eri kanavassa. Olemme kertoneet blogissamme 5 asiaa, jotka tulee ottaa huomioon monitoimilaitetta valittaessa, pohtineet loppukäyttäjän eli työntekijöiden huomioimista monitoimilaitteen valinnassa ja listanneet 4 yleisintä monitoimilaitteen valinnassa tehtävää virhettä. Blogitekstien lisäksi olemme kirjoittaneet monitoimilaitteen valinnasta oikein oppaankin, jossa käymme perusteellisesti läpi valinnassa huomioitavia seikkoja.

Kun siis monitoimilaitteen hankinta alkaa olla ajankohtaista, ei tiedon perässä kannata sännätä merta edemmäs kalaan – täällä näitä vonkaleita kyllä riittää.