Ajankohtaista

Monitoimilaite yritykselle: ota nämä 5 asiaa huomioon

Tulostaminen, skannaaminen ja kopiointi ovat yhä edelleen tärkeitä toimintoja oikeastaan kaikilla työpaikoilla. Ne ovat yleensä myös niitä asioita, joihin kukaan ei kovin mielellään haluaisi tuhlata yhtään ylimääräistä työaikaa. Senpä vuoksi on tärkeää, että yrityksen monitoimilaite vastaa parhaalla mahdollisella tavalla käyttäjien tarpeisiin. Tässä blogikirjoituksessa kerromme 5 asiaa, jotka jokaisen yrityksen kannattaa huomioida ennen monitoimilaitteen hankintaa.

Miksi monitoimilaitteen hankintaan kannattaa panostaa

Monitoimilaite on toimistolaitteiden kruunamaton kuningas; se tulostaa, kopioi, skannaa, järjestää dokumentit oikeisiin kansioihin ja tekee työnteosta monellakin tapaa helpompaa. Lyhyesti sanottuna oikeanlainen monitoimilaite säästää käyttäjiltään aikaa, vaivaa ja rahaa. Monitoimilaitteiden välillä on kuitenkin huomattavia eroja, ja se mikä sopii yhdelle yritykselle ei välttämättä sovi toiselle.

Miten sitten välttyä hutikudilta monitoimilaitetta hankittaessa? Ensiksikin, kannattaa aloittaa tähän alle listaamistamme vinkeistä. Toisekseen, suosittelemme myös lataamaan monitoimilaitteen hankintaa käsittelevän maksuttoman oppaamme, jossa käymme koko proseduurin vielä perusteellisemmin läpi.

1. Kartoita tarve monitoimilaitteelle. Aivan aluksi kannattaa lähteä liikkeelle omista tarpeistanne ja miettiä, että millaisille toiminnoille juuri teidän työpaikallanne on tarvetta nyt ja tulevaisuudessa: Kuinka paljon teillä tulostetaan/kopioidaan/skannataan kuukaudessa? Onko tulostustarve tasainen pitkin päivää vai yksittäisiin piikkeihin keskittynyttä? Miten laadukasta tulostusjälkeä havittelette? Minkä järjestelmien ja laitteiden kanssa monitoimilaitteen olisi syytä pystyä keskustelemaan?

2. Päätä hankintatapa. On olemassa erilaisia tapoja hankkia monitoimilaite. Tällä hetkellä suosituin ja yleisesti ottaen järkevin tapa hankkia monitoimilaite yrityksen käyttöön on vuokraus. Vuokratessaan monitoimilaitteen yrityksen ei tarvitse laittaa siihen juurikaan pääomaa kiinni ja toisaalta sopimuskausien puitteissa on helpompi reagoida muuttuviin tarpeisiin ja pitää koko ajan ajantasaista konetta käytössä. Kertaostolla hankittuun koneeseen ollaan väistämättä sidottu kiinni pidemmäksi aikaa.

3. Huomioi hinnoitteluperusta. Kun monitoimilaite hankintaan vuokraamalla, kannattaa kiinnittää huomiota hinnoitteluperustaan. Onko hinta kiinteä, riippuuko se tulostettujen paperiarkkien määrästä, vai onko kyseessä näiden yhdistelmä? Entä millainen hinnoitteluperusta sopisi teidän yrityksellenne parhaiten?

4. Harkitse huollon ulkoistamista. Kun monitoimilaitteen hankkinut yritys solmii laitetoimittajan kanssa huoltosopimuksen, vastaa laitetoimittaja sopimuksen puitteissa laitteen toiminnasta koko sen elinkaaren ajan. Tämä vapauttaa resursseja työpaikalta monitoimilaitteen kanssa kamppailemisesta ja väriaineiden tilaamisesta varsinaiseen työntekoon. Lue lisää monitoimilaitteen ylläpidon ulkoistamisesta aiemmasta blogikirjoituksestamme täältä.

5. Vertaile laitetoimittajia. Monitoimilaitetta hankittaessa on merkitystä sillä, kuka laitteen toimittaa. Hankintaa suunnittelevan yrityksen kannattaa kiinnittää huomiota ainakin laitetoimittajan tuotevalikoimaan, referensseihin ja siihen, miten ketterästi toimittaja pystyy palvelemaan juuri teidän yritystänne. Jos yrityksenne on suhteellisen pieni, niin miten tärkeä asiakas te olisitte sille kaikista suurimmalle laitetoimittajalle?

Sitten vain monitoimilaitetta hankkimaan

Yllä on esitelty viisi keskeistä kohtaa, jotka kannattaa huomioida monitoimilaitetta hankittaessa. Jos monitoimilaitteen hankinta kiinnostaa enemmän, kannattaa tosiaan ladata maksuton oppaamme monitoimilaitteen hankintaan täältä. Oppaassa käymme mm. yllä esitetyt kohdat vielä tarkemmin läpi ja annamme lukuisia apukysymyksiä, joiden kautta monitoimilaitteen hankinta helpottuu.

Jos puolestaan olet jo valmis hankkimaan monitoimilaitteen, niin otahan yhteyttä meihin ja katsotaan yhdessä sopiva laite teidän toimistollenne. Löydät yhteystietomme ja yhteydenottolomakkeemme täältä.