Ajankohtaista

Onko monitoimilaitteesi valmis EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen?

Uutta EU:n laajuista tietosuoja-asetusta aletaan soveltaa toukokuussa 2018 ja viimeistään nyt on hyvä hetki alkaa valmistautua siihen. Mutta miten toimiston nurkassa nököttävä monitoimilaite liittyy tietosuoja-asetukseen? Lue tämä blogikirjoitus ja tiedät.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus laittaa rekisterit kuriin

EU:n uusi yleinen tietosuoja-asetus, tai tuttujen kesken ihan vain GDPR (General Data Protection Regulation), koskettaa kaikkia yrityksiä ja organisaatioita, jotka pitävät yllä erilaisia rekistereitä tai käsittelevät henkilötietoja – käytännössä sen vaikutukset tulevat siis aika suurella todennäköisyydellä näkymään myös siellä teidänkin työpaikalla.

Uuden tietosuoja-asetuksen myötä rekisterinpitäjien velvollisuudet kasvavat huomattavasti. Henkilötietojen käsittelyn täytyy olla nykyistä huolellisempaa ja dokumentoidumpaa, minkä lisäksi rekisteriin kuuluvilla henkilöillä on suuremmat oikeudet omiin tietoihinsa. Tietosuoja-asetuksen rikkomisesta puolestaan voi rapsahtaa tuntuvia sakkoja tai henkilötietojen käsittelykielto – asia on siis todellakin otettava tosissaan.

Voit tutustua EU:n tietosuoja-asetukseen tarkemmin esimerkiksi Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilla täällä.

Monitoimilaitteesi saattaa kerätä henkilötietoja

Monitoimilaitteiden läpi kulkee paljon erilaista informaatiota aina firman huumorintäyteisistä pikkujoulukutsuista ehkä asteen verran virallisempiin työsopimusluonnoksiin. Kaikkeen tähän valtavaan informaatiovirtaan mahtuu varmasti paljon sellaisia asioita, joita ei ole hyvä päästää leviämään yrityksen ulkopuolelle. Ja vaikka monitoimilaitteella ei nyt päivittäin mitään TOP SECRET -leimalla koristeltuja dokumentteja pyöriteltäisikään, tallentuu laitteelle joka tapauksessa tulostuksen, skannaamisen ja muun toiminnan ohessa runsaasti erilaisia henkilötietoja. Jos tallentuneista tiedoista ja materiaaleista on tunnistettavissa yksittäisiä henkilöitä, muodostuu näistä tiedoista henkilörekisteri, johon pätevät samat tietosuoja-asetuksen määräykset kuin mihin tahansa henkilötietorekisteriin.

Jos siis haluat välttää vaivan yhden ylimääräisen rekisterin ylläpidosta, kannattaa asiaan kiinnittää huomiota jo ennen kuin uutta yleistä tietosuoja-asetusta aletaan soveltaa. Itse asiassa on hyvinkin mahdollista, että tämä ongelma on jo kunnossa, sillä etenkin uudehkoissa monitoimilaitteissa on yleensä sisäänrakennettuna automaattinen tietojen pyyhkimisominaisuus, joka estää edellä kuvattujen henkilörekisterien synnyn. Tai jos tätä ominaisuutta ei ole laitteessa sisäänrakennettuna, on esimerkiksi laitetoimittajanne saattanut lisätä sen erillisesti asennettavan lisäosan avulla. Jos laite puolestaan on jo useamman vuoden vanha tai ihan sitä alimman hyllyn halpatavaraa, on todellakin mahdollista, että käsissäsi on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen noudattamisen kannalta hieman hankala tapaus.

Jos aloit nyt miettiä, että mitenköhän on laita juuri teidän monitoimilaitteenne kanssa, kannattaa aloittaa ihan sieltä laitteen ohjekirjasta. Siellä pitäisi kyllä olla tieto mahdollisesta tietojen pyyhkimisominaisuudesta. Jos ohjekirjasta ei tätä tietoa löydy, ole ihmeessä yhteydessä meihin – me autamme sinua selvittämään, että onko laitteesi varustettu tällä ominaisuudella.

Tämä on myös sellainen asia, joka on syytä muistaa ottaa huomioon seuraavaa monitoimilaitteita hankkiessasi. Esimerkiksi kaikissa K-S Konttoripisteen toimittamissa monitoimilaitteissa on tietojen pyyhkimisominaisuus aina vakiona.

Muista myös fyysisesti varastoitu tieto

Yleinen tietosuoja-asetus koskee myös fyysisesti varastoitua tietoa. Tämä tarkoittaa sitä, luvattomalle tarkastelulle alttiit dokumentit, kuten monitoimilaitteelle unohtuneet tulosteet tai lukottomiin paperinkeräyssäiliöihin jätetyt paperit saattavat rikkoa yleisen tietosuoja-asetuksen määräyksiä. Näin ollen yrityksissä onkin syytä pitää huoli, että fyysisetkin tiedot ovat tuhottavissa esimerkiksi paperisilppurilla ja että paperinkeräykseen meneviin papereihin ei ole kenelläkään ulkopuolisella pääsyä. Lisäksi kannattaa ottaa yleisesti käyttöön turvatulostus, joka osaltaan estää tulosteiden päätymiseen vääriin käsiin.

Oletko hankkimassa monitoimilaitetta? Ota yhteyttä meihin ja sumplitaan yhdessä parhaiten teidän yrityksellenne sopiva ratkaisu. Tarvittaessa tulemme paikan päälle tekemään maksuttoman kartoituksen. Löydät yhteystietomme täältä.