Ajankohtaista

Miksi monitoimilaitteen hankkimisen ja käyttämisen pitää olla helppoa?

Joskus hoemme tiettyjä mantroja kyllästymiseen saakka ja unohdamme niiden takana olevat ajatukset. Tässä blogikirjoituksessa pureudumme yhteen tällaiseen mantraan ja paljastamme salaisuuden monitoimilaitteista (SPOILER: niitä ei hankita kivojen ominaisuuksien takia, vaan niiden tarjoamien hyötyjen vuoksi).

Monitoimilaite ja helppous – miksi, oi miksi?

Joskus sitä on vain alalla kuin alalla syytä laskeutua pilvilinnoista ihan niiden ydinkysymysten äärelle. Tämän kirjoituksen otsikossa on esitetty yksi meidän alamme perustavanlaatuisimmista kysymyksistä: ”Miksi monitoimilaitteen hankkimisen ja käyttämisen tulee olla helppoa?”.

Me puhumme paljon siitä, miten hyvin ja huolella valittua monitoimilaitetta on helppo käyttää ja miten nykyaikaisista monitoimilaitteista löytyy vaikka minkälaisia ominaisuuksia. Mutta mikä merkitys tällä kaikella on? Helppokäyttöinen ja lukemattomilla ominaisuuksilla kyllästetty monitoimilaite kun ei tietenkään ole mikään itseisarvo, johon tulisi pyrkiä. Asia on oikeastaan päinvastoin: monitoimilaite on työkalu sanan varsinaisessa merkityksessä.

Parhaiten monitoimilaite toimii yleensä silloin, kun kukaan toimistolla ei kiinnitä siihen ylimääräistä huomiota. Toki monitoimilaitteista löytyy vaikka kuinka paljon hienoja ominaisuuksia (joita voisimme hehkuttaa vaikka kuinka pitkään), mutta loppujen lopuksi monitoimilaite ei kuitenkaan ole toimiston kuningas, vaan ennemminkin se kuuliaisista kuuliainen renki, joka varmistaa perushommien toimivuuden. Se, että monitoimilaitteen hankinta ja käyttäminen on helppoa, näkyy siis suoraan työnteon sujuvuudessa ja sitä kautta myös ilakoimista aiheuttavina numeroina viivan alla.

Tässä kaikessa yksinkertaisuudessaan ajatus helppokäyttöisen monitoimilaitteen taustalta. Seuraavaksi lisää siitä, mitä monitoimilaitteen helppokäyttöisyys käytännössä tarkoittaa ja miten se on käytännössä mahdollista saavuttaa.

Helppokäyttöinen monitoimilaite tarkoittaa tehokkaampaa työntekoa

Helppokäyttöisyys tarkoittaa monitoimilaitteen, kopiokoneen, ja tulostimen kohdalla muun muassa näitä asioita:

  1. Parhaimmillaan monitoimilaitteen käyttäminen arjessa ei vaadi supervoimia – eikä oikein minkään muunkaanlaisia voimia. Jokainen työntekijä pystyy tällöin tarpeidensa mukaan hyödyntämään monitoimilaitetta arjessaan. Yksittäisen printtauksen tai skannauksen tekeminen ei vaadi tuntikausien googlausta ja/tai ohjekirjan selausta, pelkkä napin painallus riittää.
  2. Mikään monitoimilaite ei ole täysin huoltovapaa, mutta huolto voidaan kuitenkin toteuttaa toimiston kannalta todella helpolla tavalla (ja vaihtoehtoisesti myös sillä hankalimmalla tavalla…). Kun alan ammattilaiset vastaavat kiinteän huoltosopimuksen puitteissa monitoimilaitteen toimintakunnosta, ei yrityksen itsensä kontolle jää paljon muuta kuin tarvittaessa pyytää huoltohenkilö paikalle – nykyään tosin laitteet osaavat jopa ihan itse lähettää huoltoon viestejä toimintakunnostaan ja huollon tarpeistaan, jolloin yrityksen puolelta ei tarvitse tehdä tätäkään vähää huoltotoimenpiteiden eteen.
  3. Samaan tapaan kuin huollonkin kohdalla, myös arkisemmat ylläpitotoimet ulkoistamalla monitoimilaitteen käyttöä voidaan edelleen helpottaa. Kun laitetoimittaja vastaa esimerkiksi väriaineiden jatkuvasta riittävyydestä ja määräaikaishuolloista, niin yrityksen riveistä kenenkään ei tarvitse näillä asioilla itseään vaivata. Laite on koko ajan valmis käytettäväksi.

Kuten ehkä onkin helppo tätä listausta katsellessa päätellä, nämä kaikki helppokäyttöisen monitoimilaitteen osa-alueet vaikuttavat siihen, että työnteosta tulee sujuvampaa. Tällöin yrityksessä kenenkään ei tarvitse kuluttaa voimavarojaan monitoimilaitteen kanssa takkuamiseen.

Miten löytää helppokäyttöinen monitoimilaite?

Jos ja kun yrityksen tavoitteena on löytää itselleen mahdollisimman helppokäyttöinen monitoimilaite, kannattaa kiinnittää erityistä huomiota laitteen 1) hankintaan, 2) käyttöönottoon sekä 3) ylläpitoon.

Kun hankintavaiheessa osataan kartoittaa omat tarpeet mahdollisimman hyvin, vastaa hankittava monitoimilaite parhaalla mahdollisella tavalla toimiston arkisiin vaateisiin. Tämä puolestaan tarkoittaa kitkatonta työntekoa – monitoimilaitteesta ei tule riippakiveä, vaan siitä on aidosti hyötyä kaikille työntekijöille. Kartoitusvaiheessa me K-S Konttoripisteellä autamme enemmän kuin mielellämme: teemme itse asiassa kartoituskäyntejä yrityksille täysin ilmaiseksi. Jos haluat, että tulemme selvittämään, millainen monitoimilaite sopisi juuri teidän työpaikallenne, niin ole ihmeessä yhteydessä ja sovitaan tapaaminen.

Käyttöönottovaiheessa on oleellista ymmärtää, mitä kaikkea laitteella voidaan oikeasti tehdä. Muuten kartoitusvaiheessa listatut laiteominaisuudet saattavat unohtua varsinaisessa käytössä eikä monitoimilaitteesta siten saada tavoiteltuja hyötyjä irti eikä käyttäminen itsessään toisaalta ole niin helppoa kuin oli alun perin tarkoitus. Pienimuotoinen käyttökoulutus on aina paikallaan, minkä lisäksi kannattaa varmistaa, että laitetoimittajalta saa tarvittaessa apua laitteen käyttöön liittyviin kysymyksiin.

Ylläpidosta puhuimmekin jo edellisessä kappaleessa, mutta tässä kohtaa on vielä hyvä tiedostaa se, että kun huolto ja ylläpito ulkoistetaan kiinteällä sopimuksella esimerkiksi laitetoimittajalle, niin yrityksessä voidaan keskittyä oman toiminnan kannalta oleellisiin ja lisäarvoa tuottaviin toimintoihin.

Kiinnostaako työnteon tehokkuuden lisääminen? Entä sujuvampi arki? Meiltä saat monitoimilaitteiden hankinnan ja ylläpidon helposti – palveluna.

Tutustu ja ole yhteydessä!