Tietosuojaseloste

Asiakas- ja asiakashankintarekisterin tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittely K-S Konttoripiste Oy:ssä

K-S Konttoripiste käsittelee henkilötietoja liiketoimintansa toteuttamiseksi. Käsiteltävät henkilötiedot ovat joko asiakassuhteita tai yrityksen omia työntekijöitä koskevia henkilötietoja.

  1. K-S Konttoripiste on sitoutunut käsittelemään henkilötietoja lakien ja GDPR-asetuksen mukaisesti
  2. Tietoja käsitellään vain niiltä osin, jotka on toiminnan kannalta olennaisia
  3. Toimintaamme ohjaa johdon hyväksymä tietosuojapolitiikka
  4. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä tietoturva- ja tietosuojakäytäntöjämme
  5. Arvioimme riskejä säännöllisesti ja laadimme toimenpiteet ja ohjeistukset riskien välttämiseksi
  6. Kaikki työntekijämme ovat sitoutuneita tietoturva- ja tietosuojakäytänteisiin
  7. Käytämme ensisijaisesti kotimaisia kumppaneita
  8. Olemme avoimia asiakkaan suuntaan omista prosesseistamme, jotta asiakas voi varmistua toimintamme luotettavuudesta
  9. Käyttäessämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, varmistamme henkilötietojen käsittelyn vaatimukset erillisin sopimuksin

K-S Konttoripisteellä sovelletaan IT2018 YSE – yleisiä sopimusehtoja sekä IT2018 erityisehtoja henkilötietojen käsittelystä.

Lisätietoa sivustolla kerättävien henkilötietojen käsittelystä voit lukea alla olevalta tietosuojaselosteelta.


Asiakas- ja asiakashankintarekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Rekisterin rekisterinpitäjä on K-S Konttoripiste Oy (y-tunnus 2476217-3).

Rekisteriasioissa yhteyshenkilönä toimii:
Ritva Kuivalainen
K-S Konttoripiste Oy
Osoite: Vasarakatu 9, 40320 JYVÄSKYLÄ
Puhelin: 0102390660
Sähköposti: ritva.kuivalainen@kskp.fi

Rekisterin nimi

Rekisterin nimi on K-S Konttoripiste Oy:n Asiakas- ja asiakashankintarekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen asiakassuhteen luomiseen, hoitamiseen ja ylläpitoon. Tämän mukaisesti henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän tarjoamien tuotteiden ja palveluiden markkinointiin, myyntiin, hallintaan, toteutukseen ja laskutukseen sekä tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

Henkilötietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoin.

Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset perusteet:

(aa) Rekisteröity on antanut suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn (GDPR 6 art. 1.a);

(bb) Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);

(cc) Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f);

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy, kun rekisteröity lataa, asentaa ja/tai muutoin käyttää rekisterinpitäjän tuotetta tai palvelua, tai rekisterinpitäjän asiakkaan tai palveluntuottajan tuotetta tai palvelua, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)

Rekisteri sisältää kunkin rekisteröidyn osalta tarkoituksenmukaisiksi katsotut seuraavat henkilötiedot:

(a) Rekisterinpitäjän tuotteita ja/tai palveluita ostavien ja/tai käyttävien asiakkaiden ja/tai näiden edustajien tai muiden henkilöiden yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite;

(b) Jos rekisteröity edustaa yritystä tai muuta yhteisöä, kyseisen yrityksen tai muun yhteisön yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, yritys- ja yhteisötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite;

(c) Tiedot rekisteröidyn ostamista ja/tai tilaamista tuotteista ja/tai palveluista.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään perustuen rekisteröidyn omaan ilmoitukseen puhelimitse, internetissä, sähköpostitse tai muulla tavalla. Lisäksi rekisterinpitäjä kerää rekisteröityjen yksilöinti- ja yhteystietoja sekä muita rekisterin tietoja rekisterinpitäjän työntekijöiltä siltä osin ja siinä laajuudessa kuin ne koskevat kohdassa 3 määriteltyä henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta.

Rekisterinpitäjän rekisteröidyltä keräämien kohdan 5 alakohdissa a-c kuvattujen henkilötietojen antaminen rekisterinpitäjälle on alakohtien mukaisten toimenpiteiden ja sopimusten edellyttämä vaatimus, sillä tällaisten tietojen kerääminen on edellytyksenä rekisterinpitäjän niiden tarjoamiselle ja/tai toteuttamiselle. Nämä henkilötiedot rekisteröidyn on annettava rekisterinpitäjälle ennen kuin tai samassa yhteydessä kun rekisteröity lataa, asentaa tai alkaa muutoin käyttää alakohtiin liittyviä tuotteita tai palveluita, ja tällaisten henkilötietojen antamatta jättäminen mahdollisesti vaikuttaa alakohtiin liittyvien sopimusten syntymiseen rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välille ja rekisterinpitäjän mahdollisuuksiin toteuttaa niihin liittyvät velvoitteensa.

Evästeet

K-S Konttoripiste Oy käyttää evästeitä (cookies) verkkosivuillaan www.kskp.fi, jotta se voisi tarjota parhaan mahdollisen käyttökokemuksen verkkosivustonsa kävijöille. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat K-S Konttoripiste Oy:lle tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoa. K-S Konttoripiste Oy saattaa hyödyntää evästeitä palveluidensa ja verkkosivustonsa kehittämiseksi, verkkosivustonsa käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa K-S Konttoripiste Oy:n verkkosivuston www.kskp.fi toimivuutta.

Google Analytics, Google Ads ja Google Tag Manager -evästeet

Verkkosivuilla käytetään Google Analytics -palvelua, joka on Googlen verkkoanalyysipalvelu. Google Analytics käyttää evästeitä tekstitiedoissaan, Google Ads -mainospalvelua ja Google Tag Manageria tagien hallinnoimiseen. Nämä evästeet tallennetaan tietokoneellesi, mikä mahdollistaa sivuston tagien käyttöanalyysin, kohdennetun mainonnan ja tagien hallinnan. Evästeiden antama tieto sivuston käytöstä (vain IP-osoite, joka on tehty tunnistamattomaksi) lähetetään ja tallennetaan Googlen palvelimelle Yhdysvaltoihin. Niissä tapauksissa, joissa Google siirtää henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle, on tietojen siirtämisen oikeusperuste EU:n ja Yhdysvaltojen välinen Privacy Shield –järjestely.

Google käyttää näitä tietoja arvioidakseen sivuston käyttöä, raportoimalla käyttötiheydestä ja internetin käyttöön liittyvistä palveluista. Voit lukea tarkemmin Google Analyticsin tietosuojapolitiikasta osoitteesta https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=fi. Voit estää evästeiden tallentumisen internetselaimesi asetuksilla. Tällöin et kuitenkaan voi käyttää sivustomme kaikkia toimintoja. Jos käytät sivustoa, Google saa kerätä tietoja edellä kuvatulla tavalla ja edellä mainittuihin tarkoituksiin. Mikäli et halua jakaa tietoa sivuston käytöstä Google Analytics –palvelulle, voit myös ladata erillisen lisäosan selaimeesi. Lisäosa on ladattavissa Googlen sivuilla.

Sivustolla on käytössä Facebook Inc. -yhtiön Facebook Pixel -eväste, jonka avulla voimme kohdentaa Facebook ja Instagram-mainontaa sivustollamme vierailleille ja seurata mainonnan tuloksia. K-S Konttoripiste Oy ei kuitenkaan itse pysty yksilöimään sivustolla vierailleita käyttäjiä. Facebookin tietosuojapolitiikka löytyy osoitteesta: https://www.facebook.com/policy.php

Henkilöitietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Lisäksi joka tapauksessa henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakisääteisen säilytysajan mukaisesti. Tämän mukaisesti rekisterin henkilötietoja säilytetään seuraavasti:

(a) Kohdan 5 alakohdissa a-c kuvattuja henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröity käyttää rekisterinpitäjän tuotteita tai palveluita tai niitä koskeva rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimus tai muu sitoumus on voimassa sekä tämän jälkeen niin kauan kuin rekisteröidyllä ja/tai rekisterinpitäjällä on edellä mainittuun asiakas- tai muuhun sopimussuhteeseen perustuvia oikeuksia ja/tai velvollisuuksia toisiaan kohtaan;

(b) Muussa tapauksessa tietojen säilytysaika on 10 vuotta Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Henkilötietojen vastaanottajat sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa konsernin muille yhtiöille rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden tarjoamiseen ja tuottamiseen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi tai muiden vastaavien tavanomaisten syiden vuoksi.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältävät tietokannat sijaitsevat Suomessa. Palvelinten ylläpitäjä vastaa omalta osaltaan palvelimilla olevien tietojen turvallisuudesta. Asiakasrekisteritietokanta on K-S Konttoripiste Oy:n omassa hallinnassa. Taloushallinto-ohjelman suojaamisesta vastaa TietoAkseli Oy. Tietokantoihin ja järjestelmiin pääsyyn sekä rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän tai tämän puolesta ja lukuun toimivien alihankkijoiden työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä tietoja.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

(aa) oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot; ja (viii) automaattisen päätöksenteon olemassaolo, sekä merkitykselliset tiedot tällaiseen käsittelyyn liittyvästä logiikasta samoin kuin kyseisen käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle (GDPR 15 art.);

(bb) oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDPR 7 art.);

(cc) oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin (GDPR 16 art.);

(dd) oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten; (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 17 art.);
(ee) oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet (GDPR 18 art.);

(ff) oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.);

(gg) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.).
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.