Tietosuojaseloste

Asiakas- ja asiakashankintarekisterin tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittely K-S Konttoripiste Oy:ssä

K-S Konttoripiste käsittelee henkilötietoja liiketoimintansa toteuttamiseksi. Käsiteltävät henkilötiedot ovat joko asiakassuhteita tai yrityksen omia työntekijöitä koskevia henkilötietoja.

  1. K-S Konttoripiste on sitoutunut käsittelemään henkilötietoja lakien ja GDPR-asetuksen mukaisesti
  2. Tietoja käsitellään vain niiltä osin, jotka on toiminnan kannalta olennaisia
  3. Toimintaamme ohjaa johdon hyväksymä tietosuojapolitiikka
  4. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä tietoturva- ja tietosuojakäytäntöjämme
  5. Arvioimme riskejä säännöllisesti ja laadimme toimenpiteet ja ohjeistukset riskien välttämiseksi
  6. Kaikki työntekijämme ovat sitoutuneita tietoturva- ja tietosuojakäytänteisiin
  7. Käytämme ensisijaisesti kotimaisia kumppaneita
  8. Olemme avoimia asiakkaan suuntaan omista prosesseistamme, jotta asiakas voi varmistua toimintamme luotettavuudesta
  9. Käyttäessämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, varmistamme henkilötietojen käsittelyn vaatimukset erillisin sopimuksin

K-S Konttoripisteellä sovelletaan IT2022 YSE – yleisiä sopimusehtoja sekä IT2022 erityisehtoja henkilötietojen käsittelystä.

Lisätietoa sivustolla kerättävien henkilötietojen käsittelystä voit lukea alla olevalta tietosuojaselosteelta.

Asiakas- ja asiakashankintarekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjän ja yhteyshenkilön tiedot

K-S Konttoripiste Oy
Ritva Kuivalainen
010 2390 660
ritva.kuivalainen@kskp.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksessa luoda, ylläpitää ja hoitaa suhdetta rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä. Tämä sisältää henkilötietojen käytön rekisterinpitäjän tarjoamien tuotteiden ja palveluiden markkinointiin, myyntiin, hallintaan, toteutukseen ja laskutukseen sekä tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen.

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja itse ja voi myös käyttää alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä. Henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä on sovittu erillisillä GDPR-sopimuksilla.

Henkilötietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoilla tai järjestelmillä.

3. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet perustuvat seuraaviin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin perusteisiin:

  • Rekisteröidyn suostumus
  • Sopimus
  • Lakisääteinen velvoite
  • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu    

Lisätietoa oikeusperusteista: https://tietosuoja.fi/kasittelyperusteet

4. Rekisteröidyn oikeudet

Lue rekisteröidyn oikeuksista tietosuojaviranomaisen sivuilta: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee lähettää kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

5. Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)

Rekisteri sisältää jokaisen rekisteröidyn osalta ne henkilötiedot, jotka on katsottu tarkoituksenmukaisiksi.

A) Alla on lueteltu ne yksilöinti- ja yhteystiedot, joita kerätään palvelun toimittamiseksi:
Etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköposti, osoite

B) Lisäksi rekisteröidyn tiedot tilatuista palveluista sekä niitä koskevat lisätiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, kun hän antaa niitä puhelimitse, internetissä, sähköpostitse tai muulla tavalla.

Lisäksi rekisterinpitäjä kerää rekisteröityjen yksilöinti- ja yhteystietoja sekä muita rekisterin tietoja rekisterinpitäjän työntekijöiltä silloin, kun ne liittyvät kohdassa 2 määriteltyyn henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen.

Rekisterinpitäjä vaatii rekisteröityä antamaan kohdassa 5 kuvatut henkilötiedot, koska ne ovat edellytys rekisterinpitäjän tarjoamien tuotteiden ja palveluiden käyttämiselle ja toteuttamiselle. Rekisteröidyn on annettava nämä tiedot ennen tuotteiden tai palveluiden lataamista, asentamista tai käyttöönottoa, sillä muutoin rekisterinpitäjä ei voi solmia alakohtiin liittyviä sopimuksia eikä täyttää niihin liittyviä velvoitteitaan. Tietojen antamatta jättäminen saattaa siis vaikuttaa rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen sopimukseen.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä vain sopimuksen tai palvelun toimittamiseen tarvittavan ajan. Tämän lisäksi henkilötietoja voidaan säilyttää niin kauan, kuin laissa muutoin on säädetty.

Tämän mukaisesti rekisterin henkilötietoja säilytetään seuraavasti:
Henkilötietoja säilytetään kohdassa 5 kuvatuissa tilanteissa niin kauan, kun rekisteröity käyttää rekisterinpitäjän tuotteita tai palveluita, tai niitä koskeva sopimus tai muu sitoumus on voimassa. Tämän jälkeen henkilötietoja säilytetään edelleen niin kauan kuin rekisteröidyllä ja/tai rekisterinpitäjällä on edellä mainittuun asiakas- tai muuhun sopimussuhteeseen perustuvia oikeuksia ja/tai velvollisuuksia toisiaan kohtaan. Lisäksi henkilötietoja voidaan säilyttää mahdollisen lakisääteisen säilytysajan mukaisesti.

Muussa tapauksessa säilytysaika:
5 vuotta

Rekisterinpitäjä tarkistaa säännöllisesti henkilötietojen tarpeellisuuden sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Jos tietoja ei enää tarvita käsittelyn alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, rekisterinpitäjä poistaa ne. Rekisterinpitäjä myös pyrkii oikaisemaan tai poistamaan epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.

8. Henkilötietojen vastaanottajat sekä säännönmukaiset luovutukset

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa rekisterin tietoja yhtiön sisällä tarpeen vaatiessa, jotta voidaan tarjota ja tuottaa yhtiön tuotteita ja palveluita tai suorittaa muita vastaavia tavanomaisia ​​toimenpiteitä. Rekisterinpitäjä voi myös luovuttaa tietoja yhtiön ulkopuolisille alihankkijoille, jotka suorittavat toimenpiteitä rekisterinpitäjän puolesta ja joiden kanssa on laadittu erillinen sopimus. Muissa tilanteissa rekisterin tietoja ei luovuteta yhtiön ulkopuolelle.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterit, järjestelmät ja tietokannat, jotka on rekisterinpitäjän hallussa, on suojattu asianmukaisilla suojauksilla. Palvelinten ylläpitäjä vastaa omalta osaltaan palvelimilla olevien tietojen turvallisuudesta voimassaolevien sopimusten mukaisesti.

Tietokantoihin ja järjestelmiin pääsyyn sekä rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän tai tämän puolesta ja lukuun toimivien alihankkijoiden työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä tietoja voimassaolevien sopimusten mukaisesti.

11. Evästeet

Käytämme evästeitä (cookies) verkkosivuillamme, jotta voimme tarjota parhaan mahdollisen käyttökokemuksen sivuston kävijöille. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoa. Hyödynnämme evästeitä palveluiden ja verkkosivuston kehittämiseksi, käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Lisätietoja käyttämistämme evästeistä saat sivuilla olevasta eväste -lisäosasta, josta voit antaa myös suostumuksen evästeiden käytölle.